所有学生活动 必须 与学生团体有联系。如果你不是一个团体的一员,并希望举办一个活动,你需要 找一个小组 共同赞助。还请仔细阅读 房间使用政策 重要指南。

对于任何事件:

  1. 与你的小组的活动联络
    列出了每个组中的事件联络人 学生团体目录.
  2. 您的活动联络人通过sert提交请求
    事件联络人可以访问 SERT,我们的在线房间调度系统。他们需要输入有关您的活动愿景的信息。你的目标是什么日期?有多少人参与?小组讨论或讲座?哪个位置很理想?你需要使用投影仪吗?你有没有预算可能需要像 保管服务 或正式视频录制,如果你需要它们? 为了确保及时审查您的活动,必须在申请房间的过程中完成“活动建议表”。这个表单实际上只是嵌入在sert中的一组问题,如果您选择计划事件的选项(而不是内部组会议),这些问题将变为可见。包括尽可能多的细节。 
  3. 等待确认
    此时您的预订尚未确认。不要继续制定计划 - 包括向发言人发出任何正式邀请 - 直到您的活动联络人通过sert收到确认。这就是为什么你应该尽早申请空间 - 最好提前两三个星期。请记住,在活动日期附近请求空间可能会让您没有多少时间来整理细节,或者可能会让您留在不太理想的空间。所有学生活动的空间必须在活动周前一周的星期一午夜前提出。
    请记住,即使空间可用,也可能有其他原因可能导致不允许发生事件,或者可能需要找到新的日期或时间。与gsd公开讲座系列的冲突是不允许的。此外,如果事件委员会认为主持提议的发言人不符合gsd的社区价值观,委员会保留拒绝或取消该事件的权利。
  4. 收到确认或要约选择备用房间/时间
    每周会议通常在周二早上举行活动预订。所有活动请求应至少提前一周提出。如果与您的请求存在冲突,将发送一封电子邮件,其中包含其他选项。如果是这种情况,请回复电子邮件以表明您的偏好。
  5. 完成活动的准备工作
    现在是确认旅行,餐饮等的时候了。 在收到确认之前,您不应与客人确认日期,时间或地点。 注意:在某些情况下,可能需要在确认事件后更改房间分配。如果发生任何变更,我们会向您的小组活动联络人发送电子邮件。

提示:

  • 有食物的活动或有灵活家具设置的房间将会招致 保管费。您可以通过为较大的活动选择124和109等房间来避免这种情况,其中有一个默认的房间设置。预设的教室空间也可用于避免保管费用。
  • 学生活动的最佳时间往往是午餐时间,晚上6:30或更晚。 如果事件与gsd公共活动或讲座发生冲突,则不会被批准。
  • 如果您只是需要一个会议室进行内部小组会议,请考虑使用休息室或其中一个 解锁的预设教室 在晚上或周末。学生团体可以在没有预订的情况下使用这些空间,但如果您想确定特定的空间,您仍然可以预订。
  • 任何将被公开的事件,无论是内部gsd社区还是gsd以外的受众,都需要在sert中提出房间预订请求时完成事件提议表。
  • 请在sert中提出房间请求时,请提供有关预期受众人数的信息。请注意,搜索开放房间时使用的与会者人数将被解释为预期事件的大小,并用于帮助确定事件的空间需求,除非提供其他信息。
  • 某些日期和时间将无法使用,即使您所选择的房间在您请求时似乎没有保留。特别是,请记住避免与官方gsd公共事件冲突的必要性。在线活动日历是已确认事件的部分列表。它不是可用时间的完整记录。
  • 你打算引进一位高调的客人吗?您是否希望需要房间设置,视频录制等服务?您的活动会为您的团队带来重大成本吗?请与我们联系 埃里卡乔治 尽早在你的计划中。

如果您有任何疑问,请联系您所在小组的活动联络人 埃里卡乔治,学生活动和外展协调员。

教职员工,包括tas和研究人员,请参阅 教职员工的活动策划说明.